CAPITULO I
DATOS GENERALES DE Lance AG COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón Social: Lance Agencia Gráfica AG S.A.S.
NIT: 901.042.219-4
Domicilio: Carrera 83 # 145-77 Torre 6 303
Teléfono: +57(1) 4973292 Correo Electrónico: jhan.vargas@lance.webfeecr.com Página Web: www.lanceag.com.co
CAPITULO II
OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 (y demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que Lance Agencia Gráfica AG S.A.S. (en adelante Lance AG), realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento.
En esta política de tratamiento de datos personales (la “Política”) usted encontrará los lineamientos corporativos y de ley, bajo los cuales Lance AG realiza el tratamiento de sus datos personales, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante la Compañía, entre otros.
Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), en Lance AG tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con la Compañía, incluyéndolo a usted, a Profesionales Independientes, Clientes, Proveedores, Empleados a menos que éstos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso, informado y calificado.
CAPITULO III
ANTECEDENTES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
Le informamos que los sucesos que anteceden la elaboración y divulgación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, son aquellos que se exponen a continuación:
1. Mediante la Ley 1581 de Octubre 17 de 2012 se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, el cual, de conformidad con su artículo 1°, tiene por objeto: «(…) desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales
a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.
2. La Ley 1581 de 2012 constituye el marco general de la protección de los datos personales en Colombia.
3. Mediante Sentencia C-748 del 6 de Octubre de 2011 la Corte Constitucional declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria No. 184 de 2010 – Senado, 046 de 2010 -Cámara.
Con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, a través del Decreto 1377 de Junio 27 de 2013, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo reglamentó aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales, este último tema referido a la rendición de cuentas.
CAPITULO IV
A QUIÉN SE DIRIGE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a Profesionales Independientes, Clientes, Proveedores, Empleados de Lance AG, tanto activos como inactivos, cuyos datos personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de la Compañía.
CAPITULO V
DEFINICIONES RELEVANTES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
Para la interpretación de esta Política, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:
a. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal, digital o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
b. Titular: Toda persona que como destinatario final, ya sea de los servicios de Lance AG o ejerciendo como profesionales independientes, trabajadores, Clientes, proveedores, tanto activos como inactivos y demás personas en general.
c. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d. Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
e. Empleado: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.
f. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de Lance AG como Responsable de los datos.
g. Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por Lance AG de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
h. Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a Lance AG en virtud de una relación contractual / obligacional.
i. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, Lance AG.
j. Transferencia: Se refiere al envío por parte de Lance AG como responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural /jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
k. Trasmisión: Se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales.
k. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013. Adicionalmente, en caso de que usted tenga alguna duda sobre una cualquiera de las definiciones aquí previstas, le agradecemos que se sirva a dar a la misma el sentido que ha sido empleado por el legislador en las normas anteriormente citadas.
CAPITULO VI
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los principios que rigen el Tratamiento de sus Datos Personales por parte de Lance AG, son los siguientes:
1. Principio de Legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
7. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
CAPITULO VII
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
Lance AG como Responsable del Tratamiento ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.
Sin embargo, tratándose de datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, se tiene que éstos pueden ser tratados por Lance AG, siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
Lance AG como Responsable del Tratamiento de datos personales ha establecido mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para tal efecto.
Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a Lance AG, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a Lance AG la autorización respectiva.
Finalmente, tenga en cuenta que como Titular de sus datos usted puede en todo momento solicitar a Lance AG como Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, para lo cual usted podrá utilizar los canales habilitados que se encuentran previstos en el Numeral 3° del Capítulo XIII de la presente Política.
CAPITULO VIII
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
De acuerdo con lo previsto en el Capítulo V de la presente Política, se entiende por Datos Sensibles: “aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación”.
Por tanto, le informamos que el Tratamiento de los datos sensibles a los cuales se refiere el Artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los siguientes casos:
a. Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c. Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro
organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d. Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e. Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, Lance AG cumple las siguientes obligaciones:
1. Informa al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Informa al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtiene su consentimiento expreso.
Para su tranquilidad, ninguna de las actividades que realiza Lance AG está ni estará condicionada a que usted como Titular suministre a la Compañía sus datos personales sensibles.
CAPITULO IX
USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
Lance AG reconoce que usted como Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Empresa.
Es importante que usted tenga en cuenta que su información o datos personales son utilizados por Lance AG para:
· Ejecutar los contratos que se tienen suscritos con las Compañías.
· Realizar el pago de las obligaciones contractuales.
· Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
· Soportar procesos de auditoría externa e interna.
· Registrar la información de profesionales independientes, trabajadores, Clientes, proveedores, tanto activos como inactivos y demás personas en general en las bases de datos de las Compañías, así como la información de sus respectivos negocios, con la finalidad de tener un permanente contacto con ya los mencionados, prestar adecuadamente nuestros servicios profesionales, promover los servicios de la compañía, promover eventos de la compañía, contactar profesionales para la prestación de los servicios contratados por las empresas de Lance AG.
· Registrar la información de Empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de la Compañía.
· Registrar la información de Proveedores (activos e inactivos) en la base de datos de la Compañía.
· Contactar a profesionales independientes, trabajadores, Clientes, proveedores, o particulares para el envío de información referida a la relación contractual, comercial y obligacional a que haya lugar.
· Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a las Compañías.
· Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o de la relación que existe entre usted y las Compañías.
Si usted nos proporciona sus Datos Personales, esta información será utilizada por Lance AG sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma, fuera de la Compañía, salvo que: (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo; (ii) sea necesario hacerlo para permitir a nuestros profesionales, prestar nuestros servicios; (iii) sea requerido o permitido por la ley o por una autoridad administrativa o judicial competente.
A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal que conforma la
La Gerencia de Talento Humano, Gerencia Administrativa y Financiera y Gerencia Comercial.
Lance AG podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.
Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de Lance AG o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.
CAPITULO X
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente Política de Seguridad se extiende y da alcance a las diversas áreas que hacen parte del tratamiento (uso, recolección, circulación, almacenamiento y supresión) de datos personales; lo anterior con el fin de uniformizar procedimientos en la gestión y administración de riesgos en el tratamiento de datos personales.
Esta Política de Seguridad se aplica a todas las Bases de Datos de Lance AG que contienen datos personales, ya sean estas digitales o físicas y vincula a cada una de las áreas y personal designado para el tratamiento de datos personales. La política se hará extensiva en lo aplicable a los encargados del tratamiento con quienes Lance AG establezca vínculos en lo que resulte aplicable.
Este documento aplica a todos los trabajadores, contratistas y personal vinculado a Lance AG en virtud de cualquier tipo de relación contractual y que intervenga en el tratamiento de datos personales en virtud de desarrollo del contrato.
Para el efecto se entenderá como dato personal cualquier información vinculada o que pueda asociarse a personas naturales. Para considerarlo como dato personal debe responder afirmativamente a la siguiente pregunta ¿Con el dato puedo identificar directa o directamente a una persona natural?
Como excepción a lo anterior Lance AG podrá conservar los datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
En los casos en que Lance AG trate datos sensibles, definido como todo dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, éstos serán protegidos conforme al marco y limitaciones establecidas por la Ley. Lance AG propenderá por darle cumplimiento a las medidas de seguridad digitales y físicas aquí establecidas las cuales son adecuadas para velar por la seguridad de los datos sensibles.
I. FUNDAMENTO HABEAS DATA
Todo tratamiento (uso, recoleccion, circulación, almacenamiento y archivo) del dato personal debe contar con autorización por parte del titular según las finalidades señaladas por el responsable. Por tanto es deber de Lance AG velar porque las áreas que intervengan en todo el ciclo de vida del dato cumplan con lo dispuesto en la política de tratamiento y se dé el efectivo uso al dato personal según las finalidades autorizadas por el titular.
II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES
El tratamiento de datos de menores se debe sujetar a los principios, parámetros y requisitos contenidos en el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012, el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 y la Sentencia C-778 de 2012 de la Corte Constitucional.
El tratamiento de los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser objeto de tratamiento siempre y cuando el fin que se persiga responda al interés superior de los niños, las niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto de sus derechos prevalentes.
De acuerdo con lo anterior, será posible de manera excepcional el tratamiento de datos personales de los niños, niñas y adolescentes cuando se cumplan los siguientes criterios:
· La finalidad del tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
· Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
· De acuerdo con la madurez del niño, niña o adolescente se tenga en cuenta su opinión.
· Se cumpla con los requisitos previstos en la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales.
· Se obtenga autorización previa otorgada por el representante legal del menor, quienes generalmente son los padres.
III. POLÍTICAS DEL ENCARGADO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Se le llama ENCARGADO a aquel que realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta de Lance AG, es decir a quien Lance AG le está encomendando el manejo de un compendio de datos personales, ya sean entregados directamente por los titulares del dato o por terceros a Lance AG. En este sentido los datos personales entregados por parte de Lance AG deberán ser usados únicamente por el encargo encomendado y de conformidad con los lineamientos establecidos.
Según la normativa Colombiana aplicable a la protección de datos personales y la jurisprudencia relacionada con el tema, el responsable del tratamiento del dato personal, es decir Lance AG y EL ENCARGADO del tratamiento, responden concurrente y solidariamente frente al titular del dato personal. Lo anterior frente a la veracidad, integridad, finalidad e incorporación del dato personal, así como en el tratamiento (uso, recolección, almacenamiento, circulación y supresión) del mismo; en el entendido que cualquier uso debe hacerse con autorización del titular.
En virtud de lo anterior EL ENCARGADO se compromete con Lance AG a verificar el estado de entrega de los datos personales, así como ofrecer las medidas de seguridad necesarias para velar por la seguridad del dato según las medidas de la presente Política de Seguridad. Es deber del ENCARGADO prestar la mayor diligencia en la ejecución de su labor respecto de la protección y seguridad del dato personal, tanto en bases de datos digitales como físicas.
EL ENCARGADO responde por el uso, custodia y protección de los datos personales entregados por Lance AG, razón por la cual responderá hasta por culpa levísima respecto de la protección y custodia de los datos personales otorgados. Cualquier conducta contraria a las políticas aquí establecidas o su omisión comprometerá la responsabilidad del ENCARGADO.
EL ENCARGADO deberá cumplir con los deberes consagrados en la Política del Encargado y con los demás deberes que establece el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y así mismo deberá responderá hasta por sus empleados o contratistas.
CAPITULO XI
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO
Le informamos que como Titular de sus datos usted puede en todo momento solicitar a Lance AG como Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Sin embargo, es importante que tenga en cuenta que su solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando como Titular de los datos usted tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos de Lance AG.
Los mecanismos que han sido dispuestos por Lance AG, de fácil acceso y de forma gratuita, para que usted como Titular d
supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización otorgada, son aquellos que se encuentran previstos en el Numeral 3° del Capítulo XIII de esta Política.
Si vencido el término legal respectivo, Lance AG como Responsable no elimina sus datos personales de sus bases de datos, usted tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
Finalmente, es importante resaltar que sus datos personales serán conservados en las bases de datos de Lance AG cuando así se requiera en cumplimiento de una obligación legal o contractual.
CAPITULO XII
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que a usted le asisten como Titular en relación con sus datos personales, son:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Si usted desea conocer cuáles son los canales que existen en Lance AG para el ejercicio de sus derechos como Titular de los datos, le agradecemos que se remita al Capítulo XII de la presente Política.
CAPITULO XIII
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR DE DATOS
Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ser ejercidos ante Lance AG por las siguientes personas:
a. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante Lance AG su identidad en forma suficiente.
b. Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante Lance AG.
c. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante Lance AG de la representación o apoderamiento.
d. Por estipulación a favor de otro o para otro.
De acuerdo con lo previsto en la legislación vigente aplicable, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como Titular de los datos, usted podrá utilizar ante Lance AG cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:
1. CONSULTAS:
· Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las base de datos de Lance AG.
· Lance AG como Responsable del Tratamiento suministrará a los Titulares o sus causahabientes, toda la información que se encuentre contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
· La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por Lance AG, los cuales se describen en el Numeral 3° del presente capítulo.
· La consulta será atendida por Lance AG en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
· Cuando no fuere posible para Lance AG atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2. RECLAMOS:
Los Titulares o los causahabientes que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de Lance AG debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Lance AG como Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
· El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a Lance AG, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
· Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos.
· El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por Lance AG, los cuales se describen en el Numeral 3° del presente capítulo.
· Si el reclamo resulta incompleto, Lance AG requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
· Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por Lance AG, sin que el solicitante presente la información requerida, la Compañía entenderá que se ha desistido del reclamo.
· En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
· Una vez Lance AG reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
· El término máximo para atender el reclamo por parte de Lance AG será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
· Cuando no fuere posible para Lance AG atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. CANALES HABILITADOS:
Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de la dirección de correo electrónico jhan.vargas@lance.webfeecr.com de forma gratuita.
CAPITULO XIV
DEBERES DE LANCE AG COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Como responsable del Tratamiento de sus datos personales, Lance AG debe cumplir con los siguientes deberes:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada;
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
CAPITULO XV
MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
Para su tranquilidad, le informamos que en caso de haber cambios sustanciales en el contenido de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que usted ha otorgado a Lance AG, las Compañías como Responsable del Tratamiento le comunicará estos cambios antes de o a más tardar al momento de la implementación de las nuevas políticas. Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales, Lance AG obtendrá una nueva autorización de su parte.
En todo caso, lo invitamos a revisar regular o periódicamente nuestra página web www.Lance AG.com.co, a través de la cual se le informará sobre el cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos habilitados por Lance AG para obtener una copia de la misma.
CAPITULO XVI
ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales fue creada el día veintiséis (10) del mes de septiembre del año dos mil trece (2019) y empieza a regir a partir del día veintisiete (10) del mismo mes y año.
Atentamente,
Lance Agencia Gráfica AG S.AS..
Fecha de Modificación: 10/09/
